В связи с огромным документооборотом в различных сферах нашей деятельности каждый гражданин рано или поздно свидетельствует в нотариальном порядке верность копий документов и выписок из них. Из года в год количество копий, свидетель­ствуемых нотариально, неуклонно возрастает. Следовательно, нотариальное засвидетельство­вание верности копий документов и выписок из них имеет немаловажное значение в деле охраны прав и интересов, реализации конституционных прав граждан и юридических лиц.

Копии необходимы для поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий и пособий, наследства, денег или иму­щества, для регистрации прав на недвижимость, для осуществления предпринимательской деятель­ности, от­крытия счетов в банках, получения денежных средств, получения лицензий, выдачи денег, до­кументов и пр.
Свидетельствование верности копий документов и выписок из них осуществляют нотариусы, работающие в государственной нотари­альной конторе или занимающиеся частной практикой (ст. 35, 36 Ос­нов законодательства Российской Федерации о нотариате, далее - Основ), и должностные лица органов исполнительной власти и консуль­ских учреждений (ст. 37, 38 Основ).
Основным условием, согласно ст. 77 Ос­нов законодательства Российской Федерации о нотариате, при наличии которого нотариус свидетель­ствует верность копий документов и выписок из них, выданных юриди­ческими лицами, а также гражданами, является непротиворечие этих документов законодательным актам Российской Федерации. Помимо этого условия необходимо соблюдение еще одного: документы, вер­ность копий которых свидетельствуется нотариусом, должны иметь юридическое значение.
Рассмотрим понятие «документ». Согласно государственному стандарту «Делопроизводство и ар­хивное дело. Термины и определения», утверж­денному постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28, под документом сле­дует понимать зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Такими реквизитами должны являться дата выдачи до­кумента, регистрационный номер документа, подпись руководителя с расшифровкой фами­лии и печать учреждения, выдавшего документ.
Свидетельствование копии документа возмож­но только при предъявлении самого документа. Свидетельствуемая копия документа или выписка из него слича­ется нотариусом с подлинником документа. Текст нотариально засвидетельствованной копии должен дословно соответствовать подлиннику. Приписки и поправки, сделанные в документе, оговариваются за подписью лиц, подписавших документ, с приложением печати. Как прави­ло, употребляются следующие формулировки оговорок - «вписанному «января» верить», «зачеркнутое «5» не читать», «исправленному «Ольга» верить». Оговорка должна быть вы­полнена так, чтобы исключить любые сомнения в правильности изложения содержания доку­мента.
За свидетельствованием верности копии или выписки из документа может обратиться любое лицо, не обязательно являющееся владельцем документа. При совершении данного нотариального действия по общим правилам соверше­ния нотариальных действий устанавливается личность гражданина, обратившегося за совер­шением нотариального действия. Установление факта полной дееспособности гражданина при совершении данного нотариального действия не требуется.
Нотариус, учитывая содержание ст. 45, ч. 1 ст. 77 Основ, и на ос­новании ст. 48 Основ, вправе отказать в свидетельствовании верности копии документов и выписок из них в случаях, когда содержание документа противоречит закону, документ выдан с нарушением законодательства, документ имеет подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, документ, объем которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплен подписью должностного лица и соответствую­щей печатью, документ или его часть исполнены карандашом.
Нотариус также не вправе свидетельствовать верность копии или выписки, если в тексте документа имеются подчистки, до­писки, зачеркнутые слова, иные не оговоренные исправления; документ в силу повреждений или ветхости имеет нечитаемые фрагменты текста, реквизи­тов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или имеет какие-либо иные осо­бенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или его подлинности; нарушена целостность документа, что не по­зволяет установить его идентичность; документ составлен за границей должност­ным лицом компетентного органа иностранного государства, иностранным гражданином или от них исходит, но не легализован в порядке, уста­новленном международным договором, либо не соответствует иным требованиям международ­ного договора.
Нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует фактов, изложенных в до­кументе, а лишь подтверждает факт тожде­ственности текста и реквизитов копии тек­сту и реквизитам представленного документа (ст. 80 Основ).
Свидетельствование копии с копии документа, выданного юридическим лицом, возможно в том случае, если копия выдана юридическим ли­цом, от которого исходит подлинный документ. В этом случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридиче­ского лица, согласно ст. 79 Основ. Полагаю, что данная копия, выданная юридическим лицом как самостоятельный документ, должна иметь исходящий номер и дату выдачи, подпись долж­ностного лица с приложением печати. Нотариус должен проверить соответствие реквизитов, содержащих­ся в оттиске печати, приложенной к документу, наименованию юриди­ческого лица, выдавшего документ.
Верность копии документа, выданного граж­данином, свидетельствуется нотариусом толь­ко в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предпри­ятия, учреждения, организации по месту рабо­ты, учебы или жительства гражданина (ст. 78 Основ).
Помимо свидетельствования верности копии документа ч. 2 ст. 77 Основ предусматривает возможность свидетельствования вернос­ти выписки из документа. Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.
Статья 79 Основ предусматривает возможность свидетельствования верности копии с копии документа, но при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которых исходит под­линный документ. В последнем случае копия документа должна быть изго­товлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.
Копия документа выдается в соответствии с указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями ко­пий документов, касающихся прав граждан» (Ведомости Верховного Совета СССР. 1983. № 32. Ст. 492).
Согласно п. 1 данного указа предприятия, учреждения, организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходи­мы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов об­ратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководите­ля или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления граждана­ми в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательст­вом не предусмотрено представление копий таких документов, засвиде­тельствованных в нотариальном порядке.
Нотариус свидетельствует верность копии с копии документа, когда проверит правильность оформления копии документа.
Л. Леонтьева,
нотариус г. Хабаровска.